Je ne suis pas naturellement organisé. Je n’aime pas particulièrement ça et ce n’est pas une de mes forces. Avec les années, j’ai trouvé des trucs et mis en place des outils pour compenser. Deux livres m’ont donné une base.

  1. **Getting Things Done - The Art of Stress-Free Productivity**, de David Allen
  2. Deep Work - Rules for Focused Success in a Distracted World, de Cal Newport

J’ai adapté ce que j’en ai tiré à ma façon de fonctionner. Ça m’a donné quatre règles.

  1. La règle des 10 minutes. Si une tâche prend moins de 10 minutes, faites-la tout de suite.
  2. La règle du gestionnaire de tâches et du calendrier. Si une tâche ou une rencontre ne figure ni dans mon gestionnaire de tâches ni dans mon calendrier, elle n’existe pas.
  3. La règle des 30 minutes. Travaillez au moins 30 minutes sur une tâche avant de passer à autre chose.
  4. La règle du suivi du temps. Chronométrez tout.

Ces quatre règles ont changé ma façon de travailler et m’ont enlevé pas mal de stress.

1. La règle des 10 minutes

Si une tâche prend moins de 10 minutes, faites-la tout de suite.

Ça demande plus de temps et d’énergie de noter une petite tâche pour plus tard que de la faire tout de suite. La règle des 30 minutes tient quand même. Une petite tâche ne vous donne pas une excuse pour interrompre une période de concentration.

Quand je lis mes courriels, par exemple, je règle les petites tâches au fur et à mesure et je réponds en conséquence. Pendant les rencontres ou les appels, je note l’essentiel dans un petit carnet qui ne coûte pas cher. Après, je règle les petites tâches sur-le-champ ou je les classe. Avec la règle du gestionnaire de tâches et du calendrier, c’est plus facile de décider quoi faire quand les demandes s’accumulent au fil de la journée.

2. La règle du gestionnaire de tâches et du calendrier

Si une tâche ou une rencontre ne figure ni dans mon gestionnaire de tâches ni dans mon calendrier, elle n’existe pas.

Compter sur sa mémoire pour se rappeler d’une tâche plus tard, c’est une bonne façon de l’oublier et de se stresser entre-temps. Essayer de retenir toutes ses tâches, au travail comme à la maison, c’est carrément fou.

Il existe un million de gestionnaires de tâches. J’ai un lien de parrainage pour celui que j’utilise. J’aime bien ClickUp, le seul que j’ai continué à utiliser. Prenez celui qui vous convient. Il vous faut deux choses.

  1. Des rappels pour qu’une tâche vous revienne à une date précise.
  2. Des statuts pour savoir où en est chaque tâche.

Pour les rappels, j’utilise les dates d’échéance. Mes tâches entrent dans la boîte de réception, puis passent à « À faire ». Ensuite, elles sont « En cours » ou « En attente / déléguées », puis « Terminées » ou « Plus nécessaires ».

3. La règle des 30 minutes

Travaillez au moins 30 minutes sur une tâche avant de passer à autre chose.

Vous trouverez un million de variantes de cette règle sur Internet. La plus connue est la technique Pomodoro. Pomodoro veut dire « tomate » en italien, en référence aux minuteries de cuisine en forme de tomate. Selon la légende, les premiers adeptes réglaient leur minuterie à 25 minutes, se concentraient à 100 % jusqu’à ce qu’elle sonne, prenaient une pause de 5 minutes, puis recommençaient.

C’est une bonne façon de commencer à travailler avec plus de concentration. Personnellement, ça m’agace de devoir m’arrêter au moment où je suis enfin bien parti. Je préfère couper les notifications, mettre mon téléphone face contre la table et fermer les onglets dont je n’ai pas besoin.

4. La règle du suivi du temps

Chronométrez tout.

La première fois que j’ai dû suivre mon temps, à mon premier emploi en agence, j’ai détesté ça. Il faut dire que notre système de saisie des heures était affreux et plantait une fois sur deux. Mais ça, c’est une autre histoire.

J’ai recommencé à suivre mon temps avec Toggl quand j’ai entamé mon mémoire. Je voulais savoir combien de temps pouvait prendre un projet de cette taille. Je me suis vite rendu compte que j’étais beaucoup plus concentré. Dès que je lançais le chrono pour une tâche, j’avais l’impression de tricher si je faisais autre chose. Ça a l’air niaiseux, mais ça marchait.

Depuis, je note chaque heure de travail, tous les jours, qu’elle soit facturable ou non. Je passe moins souvent d’une tâche à l’autre et je fais plus attention à l’usage de mon temps. J’ai envie de laisser rouler le chrono, et mon rapport de la semaine me dit si j’ai perdu mon temps. C’est aussi plus simple de facturer mes clients, puisque je peux leur dire combien de temps j’ai passé sur chaque tâche.

Ce que je veux essayer ensuite

Il me reste à trouver une bonne façon d’organiser mes connaissances. J’ai commencé à jouer avec Obsidian et la méthode Zettelkasten, mais je suis loin d’en avoir fait une habitude. Il faudrait peut-être que je mette ça dans mon gestionnaire de tâches ?